Вы можете выгрузить базу знаний в файл формата XLSX или ZIP. Это позволит сохранить данные базы знаний вне AutoFAQ, перенести данные из одной базы знаний в другую или передать базу знаний для редактирования тем пользователям, которые не работают в AutoFAQ. В XLSX файл выгружаются только данные из базы знаний. Для сохранения полного состояния базы знаний вместе с вложенными файлами система AutoFAQ позволяет выгрузить базу знаний в нередактируемый архив ZIP.

Выгруженные в файл данные можно загрузить обратно и обновить базу знаний или создать на их основе новую базу знаний.

Выгрузка базы знаний

Выгрузка базы знаний в XLSX файл

Для выгрузки базы знаний в файл необходимо перейти в конкретную базу знаний, нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Выгрузить в XLSX".

Выгруженный файл содержит несколько вкладок:

1. Базы знаний - содержание всех документов баз знаний

2. Контексты - содержание вариантов ответов для документов с несколькими ответами

3. Словарь баз знаний - словари терминов для выгружаемых баз знаний

4. Общий словарь - словарь терминов общий для всех баз знаний

Вкладка Базы знаний содержит следующие поля:

• База знаний - ID базы знаний, если вы выгружаете несколько баз знаний сразу это поможет сориентироваться в том, какие документы к какой базе знаний относятся

• Название базы знаний - название выгружаемой базы знаний

• Документ - ID документа

• Время создания - дата и время создания документа

• Время изменения - дата и время последнего изменения документа

• Статус - активный документ участвует в автоматических ответах и рекомендациях, черновик - нет

• Название - наименование документа

• Тип ответа - текстовое сообщение и сценарий диалога для документов с 1 вариантом ответа или контекстный ответ для документов с несколькими вариантами ответа

• Ответ - текст сообщения или текст сценария диалога для документов с 1 вариантом ответа или текст ответа по-умолчанию для документов с несколькими вариантами ответа

• Комментарий - комментарий к документу

• Файлы - список приложенных к документу файлов

• Срок жизни - дата, по истечении которой документ автоматически перейдет в статус Черновик

• Уточняющий вопрос - текст уточняющего вопроса для документов с несколькими вариантами ответа

• Вопрос 1 - первый пример вопроса к документу (обязательное поле)

• Вопрос 2 ( и далее) - дополнительные примеры вопросов к документу

Вкладка Контексты содержит информацию по каждому варианту ответа в документах с несколькими вариантами ответа

• База знаний - ID базы знаний

• Документ - ID документа

• Контекст - ID варианта ответа

• Название - название варианта ответа

• Тип ответа - текстовое сообщение и сценарий диалога

• Ответ - текст сообщения или текст сценария диалога

• Комментарий - не используется

• Файлы - список приложенных к варианту ответа файлов

• Вопрос 1 - первый пример вопроса к варианту ответа (обязательное поле)

• Вопрос 2 ( и далее) - дополнительные примеры вопросов к варианту ответа

Вкладки Словарь базы знаний и Общий словарь содержат словари расшифровки терминов для каждой базы знаний или общий на все базы знаний словарь соответственно в формате:

• База знаний - ID базы знаний (для словарей баз знаний)

• Термин - термин, к которому приводятся все синонимы

• Синоним - фраза в запросе, которая будет автоматически заменяться на термин

Выгрузка базы знаний в ZIP файл

Для выгрузки базы знаний в файл необходимо перейти в конкретную базу знаний, нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Выгрузить в ZIP".

В результате скачивается архив со служебной структурой, в том числе, со всеми вложениями, которые были в документах. В дальнейшем этот файл можно использовать для переноса документов в другую базу знаний. Редактировать структуру архива нельзя.

Создание или обновление баз знаний из файлов

Вы можете загрузить файл с данными обратно в систему и либо обновить данные в существующей базе знаний, либо создать на основе файла новую базу знаний.

Обновление базы знаний на основе XLSX файла

Все изменения в файле XLSX могут быть перенесены обратно в базу знаний при загрузке этого файла. Для этого необходимо:

• не удалять из файла колонку База знаний и не менять данные в этой колонке

• не удалять из файла колонку Документ и не менять данные в этой колонке

• загружать файл XLSX в базу знаний с тем же ID, что указан в колонке База знаний

Для обновления содержимого на странице со списком документов текущей базы нужно нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Загрузить из XLSX файла",

а затем в открывшемся модальном окне выбрать опцию “Дописать новые вопросы из файла к списку вопросов документа” и приложить обновленный файл XLSX.

Порядок обновления данных в базе знаний:

• если в строке файла заполнена колонка Документ, система попытается найти в базе знаний документ с соответствующим ID и внесет все данные в него;

• если в строке файла колонка Документ не заполнена - система попытается создать новый документ с данными из строки;

• Если вы удалили строку в файле - система НЕ удалит соотвествующий документ в базе знаний

• Если вы добавили строку с пустым значением в колонке Документ - система попытается создать новый документ;

• Если вы изменили значение в колонке Документ - система попытается найти документ с указанным значением ID и обновить данные в нем, если такой документ не будет найден, система пропустит строку в файле;

• Если вы добавили новую строку и верно заполнили ID Базы знаний, то система попытается создать новый документ.

Если на этапе выбора метода загрузки выбрать опцию “Полностью переписать список вопросов документа на указанные в файле” и загрузить соответствующий файл,

то система заменит для документов основной вопрос и все дополнительные формулировки на те, которые указаны в файле. Сопоставление будет также идти по колонке Документ.

Создание новой базы знаний на основе файла XLSX

Для заполнения новой базы знаний достаточно загрузить имеющийся файл XLSX и система создаст новые документы с новыми идентификаторами, даже если в файле были указаны старые из прошлой базы знаний.