Вы можете выгрузить базу знаний в файл формата XLSX или ZIP. Это позволит сохранить данные базы знаний вне AutoFAQ, перенести данные из одной базы знаний в другую или передать базу знаний для редактирования тем пользователям, которые не работают в AutoFAQ. В XLSX файл выгружаются только данные из базы знаний. Для сохранения полного состояния базы знаний вместе с вложенными файлами система AutoFAQ позволяет выгрузить базу знаний в нередактируемый архив ZIP.
Выгруженные в файл данные можно загрузить обратно и обновить базу знаний или создать на их основе новую базу знаний.
Выгрузка базы знаний
Выгрузка базы знаний в XLSX файл
Для выгрузки базы знаний в файл необходимо перейти в конкретную базу знаний, нажать кнопку Действия
и выбрать опцию "Выгрузить в XLSX"
.
Выгруженный файл содержит несколько вкладок:
Базы знаний - содержание всех документов баз знаний
Контексты - содержание вариантов ответов для документов с несколькими ответами
Словарь баз знаний - словари терминов для выгружаемых баз знаний
Общий словарь - словарь терминов общий для всех баз знаний
Вкладка Базы знаний содержит следующие поля:
База знаний - ID базы знаний, если вы выгружаете несколько баз знаний сразу это поможет сориентироваться в том, какие документы к какой базе знаний относятся
Название базы знаний - название выгружаемой базы знаний
Документ - ID документа
Время создания - дата и время создания документа
Время изменения - дата и время последнего изменения документа
Статус - активный документ участвует в автоматических ответах и рекомендациях, черновик - нет
Название - наименование документа
Тип ответа - текстовое сообщение и сценарий диалога для документов с 1 вариантом ответа или контекстный ответ для документов с несколькими вариантами ответа
Ответ - текст сообщения или текст сценария диалога для документов с 1 вариантом ответа или текст ответа по-умолчанию для документов с несколькими вариантами ответа
Комментарий - комментарий к документу
Файлы - список приложенных к документу файлов
Срок жизни - дата, по истечении которой документ автоматически перейдет в статус Черновик
Уточняющий вопрос - текст уточняющего вопроса для документов с несколькими вариантами ответа
Вопрос 1 - первый пример вопроса к документу (обязательное поле)
Вопрос 2 ( и далее) - дополнительные примеры вопросов к документу
Вкладка Контексты содержит информацию по каждому варианту ответа в документах с несколькими вариантами ответа
База знаний - ID базы знаний
Документ - ID документа
Контекст - ID варианта ответа
Название - название варианта ответа
Тип ответа - текстовое сообщение и сценарий диалога
Ответ - текст сообщения или текст сценария диалога
Комментарий - не используется
Файлы - список приложенных к варианту ответа файлов
Вопрос 1 - первый пример вопроса к варианту ответа (обязательное поле)
Вопрос 2 ( и далее) - дополнительные примеры вопросов к варианту ответа
Вкладки Словарь базы знаний и Общий словарь содержат словари расшифровки терминов для каждой базы знаний или общий на все базы знаний словарь соответственно в формате:
База знаний - ID базы знаний (для словарей баз знаний)
Термин - термин, к которому приводятся все синонимы
Синоним - фраза в запросе, которая будет автоматически заменяться на термин
Выгрузка базы знаний в ZIP файл
Для выгрузки базы знаний в файл необходимо перейти в конкретную базу знаний, нажать кнопку Действия
и выбрать опцию "Выгрузить в ZIP"
.
В результате скачивается архив со служебной структурой, в том числе, со всеми вложениями, которые были в документах. В дальнейшем этот файл можно использовать для переноса документов в другую базу знаний. Редактировать структуру архива нельзя.
Создание или обновление баз знаний из файлов
Вы можете загрузить файл с данными обратно в систему и либо обновить данные в существующей базе знаний, либо создать на основе файла новую базу знаний.
Важное ограничение - файл загружается в конкретную базу знаний, поэтому из одного файла можно обновить или создать только одну базу знаний.
Обновление базы знаний на основе XLSX файла
Все изменения в файле XLSX могут быть перенесены обратно в базу знаний при загрузке этого файла. Для этого необходимо:
не удалять из файла колонку
База знаний
и не менять данные в этой колонкене удалять из файла колонку
Документ
и не менять данные в этой колонкезагружать файл XLSX в базу знаний с тем же ID, что указан в колонке
База знаний
Для обновления содержимого на странице со списком документов текущей базы нужно нажать кнопку Действия
и выбрать опцию "Загрузить из XLSX файла"
,
а затем в открывшемся модальном окне выбрать опцию “Дописать новые вопросы из файла к списку вопросов документа” и приложить обновленный файл XLSX.
Порядок обновления данных в базе знаний:
если в строке файла заполнена колонка
Документ
, система попытается найти в базе знаний документ с соответствующим ID и внесет все данные в него;если в строке файла колонка
Документ
не заполнена - система попытается создать новый документ с данными из строки;Если вы удалили строку в файле - система НЕ удалит соотвествующий документ в базе знаний
Если вы добавили строку с пустым значением в колонке
Документ
- система попытается создать новый документ;Если вы изменили значение в колонке
Документ
- система попытается найти документ с указанным значением ID и обновить данные в нем, если такой документ не будет найден, система пропустит строку в файле;Если вы добавили новую строку и верно заполнили ID Базы знаний, то система попытается создать новый документ.
Если на этапе выбора метода загрузки выбрать опцию “Полностью переписать список вопросов документа на указанные в файле” и загрузить соответствующий файл,
то система заменит для документов основной вопрос и все дополнительные формулировки на те, которые указаны в файле. Сопоставление будет также идти по колонке Документ
.
Создание новой базы знаний на основе файла XLSX
Для заполнения новой базы знаний достаточно загрузить имеющийся файл XLSX и система создаст новые документы с новыми идентификаторами, даже если в файле были указаны старые из прошлой базы знаний.