Вы можете выгрузить базу знаний в файл формата XLSX или ZIP. Это позволит сохранить данные базы знаний вне AutoFAQ, перенести данные из одной базы знаний в другую или передать базу знаний для редактирования тем пользователям, которые не работают в AutoFAQ. В XLSX файл выгружаются только данные из базы знаний. Для сохранения полного состояния базы знаний вместе с вложенными файлами система AutoFAQ позволяет выгрузить базу знаний в нередактируемый архив ZIP.

Выгруженные в файл данные можно загрузить обратно и обновить базу знаний или создать на их основе новую базу знаний.

Выгрузка базы знаний

Выгрузка базы знаний в XLSX файл

Для выгрузки базы знаний в файл необходимо перейти в конкретную базу знаний, нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Выгрузить в XLSX".

Open

Выгрузить базу знаний в XLSX файл

Выгруженный файл содержит несколько вкладок:

1. Базы знаний - содержание всех документов баз знаний

2. Контексты - содержание вариантов ответов для документов с несколькими ответами

3. Словарь баз знаний - словари терминов для выгружаемых баз знаний

4. Общий словарь - словарь терминов общий для всех баз знаний

Вкладка Базы знаний содержит следующие поля:

• База знаний - ID базы знаний, если вы выгружаете несколько баз знаний сразу это поможет сориентироваться в том, какие документы к какой базе знаний относятся

• Название базы знаний - название выгружаемой базы знаний

• Документ - ID документа

• Время создания - дата и время создания документа

• Время изменения - дата и время последнего изменения документа

• Статус - активный документ участвует в автоматических ответах и рекомендациях, черновик - нет

• Название - наименование документа

• Тип ответа - текстовое сообщение и сценарий диалога для документов с 1 вариантом ответа или контекстный ответ для документов с несколькими вариантами ответа

• Ответ - текст сообщения или текст сценария диалога для документов с 1 вариантом ответа или текст ответа по-умолчанию для документов с несколькими вариантами ответа

• Комментарий - комментарий к документу

• Файлы - список приложенных к документу файлов

• Срок жизни - дата, по истечении которой документ автоматически перейдет в статус Черновик

• Уточняющий вопрос - текст уточняющего вопроса для документов с несколькими вариантами ответа

• Вопрос 1 - первый пример вопроса к документу (обязательное поле)

• Вопрос 2 ( и далее) - дополнительные примеры вопросов к документу

Open

Вкладка Базы знаний

Вкладка Контексты содержит информацию по каждому варианту ответа в документах с несколькими вариантами ответа

• База знаний - ID базы знаний

• Документ - ID документа

• Контекст - ID варианта ответа

• Название - название варианта ответа

• Тип ответа - текстовое сообщение и сценарий диалога

• Ответ - текст сообщения или текст сценария диалога

• Комментарий - не используется

• Файлы - список приложенных к варианту ответа файлов

• Вопрос 1 - первый пример вопроса к варианту ответа (обязательное поле)

• Вопрос 2 ( и далее) - дополнительные примеры вопросов к варианту ответа

Вкладки Словарь базы знаний и Общий словарь содержат словари расшифровки терминов для каждой базы знаний или общий на все базы знаний словарь соответственно в формате:

• База знаний - ID базы знаний (для словарей баз знаний)

• Термин - термин, к которому приводятся все синонимы

• Синоним - фраза в запросе, которая будет автоматически заменяться на термин

Выгрузка базы знаний в ZIP файл

Для выгрузки базы знаний в файл необходимо перейти в конкретную базу знаний, нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Выгрузить в ZIP".

В результате скачивается архив со служебной структурой, в том числе, со всеми вложениями, которые были в документах. В дальнейшем этот файл можно использовать для переноса документов в другую базу знаний. Редактировать структуру архива нельзя.

Создание или обновление баз знаний из файлов

Вы можете загрузить файл с данными обратно в систему и либо обновить данные в существующей базе знаний, либо создать на основе файла новую базу знаний.

Обновление базы знаний на основе XLSX файла

Все изменения в файле XLSX могут быть перенесены обратно в базу знаний при загрузке этого файла. Для этого необходимо:

• не удалять из файла колонку База знаний и не менять данные в этой колонке

• не удалять из файла колонку Документ и не менять данные в этой колонке

• загружать файл XLSX в базу знаний с тем же ID, что указан в колонке База знаний

Для обновления содержимого на странице со списком документов текущей базы нужно нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Загрузить из XLSX файла",

а затем в открывшемся модальном окне выбрать опцию “Дописать новые вопросы из файла к списку вопросов документа” и приложить обновленный файл XLSX.

Порядок обновления данных в базе знаний:

• если в строке файла заполнена колонка Документ, система попытается найти в базе знаний документ с соответствующим ID и внесет все данные в него;

• если в строке файла колонка Документ не заполнена - система попытается создать новый документ с данными из строки;

• Если вы удалили строку в файле - система НЕ удалит соотвествующий документ в базе знаний

• Если вы добавили строку с пустым значением в колонке Документ - система попытается создать новый документ;

• Если вы изменили значение в колонке Документ - система попытается найти документ с указанным значением ID и обновить данные в нем, если такой документ не будет найден, система пропустит строку в файле;

• Если вы добавили новую строку и верно заполнили ID Базы знаний, то система попытается создать новый документ.

Если на этапе выбора метода загрузки выбрать опцию “Полностью переписать список вопросов документа на указанные в файле” и загрузить соответствующий файл,

то система заменит для документов основной вопрос и все дополнительные формулировки на те, которые указаны в файле. Сопоставление будет также идти по колонке Документ.

Создание новой базы знаний на основе файла XLSX

Для заполнения новой базы знаний достаточно загрузить имеющийся файл XLSX и система создаст новые документы с новыми идентификаторами, даже если в файле были указаны старые из прошлой базы знаний.

На втором этапе можно выбрать любую опцию загрузки вопросов к документу, при заполнении пустой базы знаний это не имеет значения.

Создание новой базы знаний на основе файла ZIP

Для заполнения новой базы знаний из файла ZIP нужно на странице базы нажать кнопку Действия и выбрать опцию "Загрузить из ZIP файла":

Система попросит подтвердить действие, так как если база не пустая, то все документы будут удалены и заменены на новые.

Система восстановит базу знаний из архива вместе с вложениями.